फाइलिङ भनेको के हो?यसका उद्देश्यहरु लेखी फाइल राख्ने तरिकाहरु उल्लेख गर्नुहोस्।

1.फाइलिङ:-

>कार्यालयमा दैनिक रूपमा प्राप्त हुने चिठीपत्र, लिखत टिप्पणी र अन्य महत्वपूर्ण कार्यालयीय कागजात आदिको भविष्यमा आवश्यक पर्दा तुरुन्त प्राप्त गर्न सक्ने गरी व्यवस्थित, वैज्ञानिक एवं क्रमबद्ध रूपमा अभिलेख राख्ने कार्यलाई फाइलिङ भनिन्छ ।

> कागजातलाई प्राथमिकताका आधारमा वर्गीकरण गरी उचित व्यवस्थापन गर्ने कार्य नैे फाइलिङ हो ।  सुरक्षा, शीघ्रता, लचकता, सरलता, मितव्ययिता, अनुक्रमिका आदि असल फाइलिङ प्रणालीमा हुनुपर्ने गुणहरू हुन् ।

2.फाइलिङको उद्देश्य:-

भविष्यमा खोजेको बखत तुरुन्तै पाउने गरी कागजपत्र फाइलमा सुरक्षित राख्नु फाइलिङको प्रमुख उद्देश्य हो । फाइलिङका अरू उद्देश्य निम्न छन :-

>आवश्यक परेको समयमा प्रमाणको रूपमा कागजात जुटाउनु ।

>कार्यहरूलाई दोहोरिन नदिनु ।

>एक अर्कामा तुलना गर्न सहयोग गर्नु ।

>कार्यालयमा सूचना एवं प्रतिवेदन सजिलै उपलब्ध गराउनु ।

>अनुगमन र मूल्याङ्कनको कार्यमा सहयोग गर्नु ।

>कार्यालय व्यवस्थापन गर्नु।

>कार्यालयको कार्यकक्ष आकर्षक बनाउनु आदि।

3.फाइल राख्ने तरिकाहरू:-

>कागजातहरू सुरक्षित हुने गरी फाइलमा मिलाएर राख्ने कार्य फाइलिङ हो । फाइलिङ बिभिन्न तरिकाले राख्न सकिन्छ । तार फाइलिङ, बाकस फाइलिङ, धरातलीय फाइलिङ, ठाडो फाइलिङ आदि तरिकाले पनि कागजपत्र फाइलमा सुरक्षित राख्न सकिन्छ । सामान्यतयाः फाइल निम्न तरिका अबलम्बन गरी राखिन्छ:-

1.वर्णानुक्रमफाइलिङ:-

>यसमा फाइलको नाम नेपाली वर्णमाला क, ख, ग.... वा अङ्ग्रेजी A,B,C... को क्रममा राखिन्छ । जस्तै:- कृषि सामाग्री कम्पनी लि. ‘क’ बाट, खाद्य संस्थान ‘ख’ बाट ।

2.सङ्ख्यात्मक फाइलिङ:-

>यसमा फाइलमा 1,2,3...सङ्ख्या लेखेर कागजपत्र मिलाएर राखिन्छ । सङ्केत कार्ड सोही अनुसार तयार गर्नुपर्दछ ।

3.विषयगत फाइलिङ:-

>यसमा कागजपत्रको विषयअनुसार फाइल बनाएर राखिन्छ । जस्तै:- कम्प्युटर सम्बन्धी कागजपत्र कम्प्यूटर नामको फाइल खडा गरेर राखिन्छ ।

4. भौगोलिक फाइलिङ:-

>यसमा भौगोलिक क्षेत्रअनुसार फाइल खडा गरिन्छ । अञ्चल, जिल्ला, नगरपालिकाआदिको नाम लेखेर फाइल तयार गरिन्छ ।

निष्कर्ष:-

>कार्यालयको हरेक क्रियाकलापको वैज्ञानिक एवं व्यवस्थित अभिलेख राखी कार्यालयको ख्याति वृद्धि गर्न फाइलिङको महत्वपूर्ण भूमिका रहन्छ । फाइलिङ प्रणालीलाई कार्यालय व्यवस्थापनको अभिन्न पाटोका रूपमा विकास गरी हरेक कार्यालयमा वैज्ञानिक फाइलिङ प्रणालीको प्रयोग बढाउनु आजको आवश्यकता हो ।